ROOM STATUS

Definisi Room Status

System komputerisasi yang dipergunakan dalam operasional hotel bertujuan untuk memperlancar dan mempermudah proses operasi suatu hotel, yaitu teknologi komputerisasi yang mampu menawarkan berbagai kelebihan dibandingkan cara-cara konvensional sehingga pengelolaan hotel menjadi lebih mudah, simple dan minimal kesalahan
Software Hotel banyak di kempangkan oleh ahli-ahli IT yang satu sama lain mempunyai kelebihan masing masing dengan harga yang bervariasi. Software hotel seharusnya memberikan solusi bagi semua kebutuhan operasional suatu hotel. Beberapa hotel software yang terkenal dan banyak dipergunakan adalah opera, Fidelio,Myoh, His, dan lain-lain.
Pada tulisan ini, pembahasan yang dibuat merupakan istilah- istilah umum yang sering dipakai dalam operasional hotel mengenai code dan pengertian dari room status, antara lain:

Code	Description	Remarks
O	Occupeid	Suatu kamar yang sedang ditempati oleh sesorang secara sah dan teregister sebagai tamu hotel.
OC	Occupeid Clean	Suatu kamar yang sedang ditempati oleh sesorang secara sah dan teregister sebagai tamu hotel pada kamar yang bersih
OD	Occupeid Dirty	Suatu kamar yang sedang ditempati oleh sesorang secara sah dan teregister sebagai tamu hotel pada kamar yang kotor. Ini terjadi akibat perubahan status dari OC ke OD setelah melewati satu malam stay.
V	Vacant	Sebutan bagi kamar yang kosong
VC	Vacant Clean	Kamar yang kosong dengan keadaan bersih
VD	Vacant Dirty	Kamar yang kosong dengan keadaan kotor. kamar kotor dapat terjadi karena tamu yang sudah check out atau program cleaning dari housekeeping
VCI	Vacant Clean Inspected	Kamar kosong yang sudah dibersihkan dan diperiksa oleh floor supervisor dan siap untuk menerima tamu (dijual)
Comp	Compliment	Kamar yang terigester oleh seorang tamu, namun kamar tersebut free of charge (gratis)
HU	House Use	Kamar yang teregister atas nama seseorang dari manajemen atau karyawan yang dipergunakan sebagai tempat tinggalnya.
DND	Do not Disturb	Suatu tanda yang dibuat oleh tamu untuk tidak diganggu.
SO	Sleep Out	Seorang tamu yang masih teregister, namun kamar tidak dipergunakan karena tamu tesebut harus meninggalkan hotel beberapa hari.
Skip	Skipper	Tamu meninggalkan hotel sebelum melunasi semua kewajibannya
OS	Out of Service	Kamar yang memerlukan perbaikan ringan, biasanya lama perbaikan kurang dari satu hari, status ini dapat terjadi karena kerusakan atau program cleaning dari housekeeping. Out of service tidak mengurangi room availability.
OO	Out of Order	Kamar yang memerlukan perbaikan yang serius, biasanya lama perbaikan lebih dari satu hari. Status ini dapat terjadi karena kerusakan di kamar atau progam cleaning dari housekeeping. Out of order mengurangi room availability.
DO ED	Due Out / Expected Departure	Daftar kamar-kamar yang diharapkan untuk check-out hari ini sesuai dengan tanggal departure
EA	Expected Arrival	Daftar nama-nama tamu yang diharapkan tiba hari ini
CO	Check Out	Tamu yang sudah meninggalkan hotel hari ini setelah melunasi semua kewajibannya termasuk menyerahkan kunci yang dipakai ke front office
LCO	Late Check Out	Permintaan tamu untuk meninggalkan hotel lebih lambat dari waktu check out yang ditentukan.
ONL	Occupeid no Luggage	Seorang tamu yang masih teregister pada suatu kamar tanpa suatu barang apapun di dalamnya.
DL	Double Lock	Permintaan tamu ke pihak hotel untuk melakukan double lock sehingga tidak seorangpun dapat masuk ke kamar tersebut.

PROSEDUR PEMBERSIHAN KAMAR TAMU

Pembersihan
Pada tahap ini, room attendant sudah siap membersihkan kamar tamu, Prosedur pembersihan yang dilakukan meliputi hal-hal sebagai berikut :

a.       Entering the guestroom

§  Bell kamar kemudian sebutkan “Housekeeping”, bila tidak ada respon ulangi lagi. Jika juga tidak ada respon, buka pintu perlahan sambil mengatakan housekeeping.

§  Jika ada respon dari dalam, tunggu hingga pintu dibuka oleh tamu kemudian minta ijin apakah kamarnya dapat dibersihkan.

b.      Begining Task

§  Bawa masuk caddy tray dan linen bersih ke dalam kamar. letakkan caddy ke bathroom dan linen diatas luggage rack.

§  Buka curtain supaya penerangan di dalam kamar lebih terang. Buka jendela untuk sirkulasi udara segar (beberapa hotel jendela tidak dapat dibuka dengan alasan keamanan).

§  Bawa gelas, ashtray, cangkir ke basin di bathroom. bila ada tray dar room service hubungi room service untuk pick up.

§  Bersihkan tempat sampah dan buang sampah tersebut ke rubbish bag di trolley.

§  Periksa semua ruangan untuk melihat apakah ada barang-barang tamu yang tertinggal.

c.       Stripping the bed

§  Pindahkan bila ada barang / pakaian tamu ke tempat, setelah selesai making kembalikan ke posisi awal.

§  Lepaskan sarung bantal satu per satu kemudian letakkan bantal diatas meja/sofa.

§  Tarik sheet kotor satu per satu agar barang yang ada di bed tersebut tidak terbawa ke laundry.

§  Pindahkan semua linen kotor ke linen bag pada trolley.

d.      Making the bed

§  Periksa kebersihan bed pad, ganti bila kotor.

§  Letakkan sheet pertama di tengah bed, kemudian kunci masing-masing sudutnya dengan membentuk sudut 45 derajat.

§  Letakkan duvet cover seperti sheet pertama, ujung atas duvet sejajar dengan tepi bed, kemudian rapikan hingga terlihat kencang.

§  Letakkan bantal yang sudah dipasang sarung bantal pada ujung bed dekat head board.

§  letakkan bed runner sebelah bawah dari bed.

e.       Dusting

§  Proses dusting sebaiknya dilakukan secara terarah (se-arah jarum jam) untuk memastikan semua furniture tidak ada yang terlewatkan termasuk door entrance, skirting, desk table, chairs, window frame, coffee table, bed side table, wardrobe, dan lain-lain.

§  Lengkapi semua guest amenities yang dipakai oleh tamu dengan yang baru sebagai syarat kelengkapan kamar.

f.       Cleaning the bathroom

§  Bersihkan Glass tumbler yang kotor.

§  Bersihkan toilet, bathtup, shower, basin dan mirror.

§  Ganti towel yang kotor dengan yang bersih sesuai dengan standar.

§  Ganti dengan yang baru semua amenities yang dipakai. letakkan sesuai dengan standar.

§  Bersihkan lantai kamar mandi, pastikan bahwa rambut tidak ada yang tertinggal.

g.      Vacuuming the room

Vacuum lantai dari area yang paling jauh dari pintu dengan cara berjalan mundur. pastikan semua permukaan lantai tidak ada yang terlewatkan.

3.      Pengecekan
Pada tahap ini, room attendant memeriksa ulang kamar yang telah dibersihkan agar kamar tersebut sesuai dengan standar.
Adapun prosedure pengeceken meliputi :

1.      Kebersihan merupakan tujuan dari proses pembersihan, target kebersihan termasuk wall, furnitures, paintings, lamps, floor, linen, dan ceiling.

2.      Kerapihan merupakan pengaturan terhadap semua peralatan didalam kamar agar tertata baik dan rapi agar kelihatan menarik.

3.      Kelengkapan merupakan proses pengecekan terhadap semua amenities dan linens yang menjadi standar dari kamar tersebut dilengkapi setelah dipakai oleh tamu.

4.      Kerusakan bertujuan untuk memastikan semua perlengkapan di kamar dapat berfungsi dengan baik, misalnya lampu yang mati, remot control, furniture yang tergores, dan lain-lain.

5.      Kesegaran merupakan proses pengecekan terhadap kesegaran kamar. kamar yang baik adalah “fresh” bukan bau rokok, bau parfurm, dan lain-lain

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ROOM ATTENDAT

Tugas dan Tanggung Jawab Room Attendant dalam Pelayanan

Room attendant  merupakan petugas hotel yang  berada pada  seksi kamar  yang berhubungan langsung dengan tamu (front of the house). Tugas dari room attendant dapat dikatakan rumit dan berat karena complain yang datang dari tamu banyak sekali hubunganya dengan kamar dan baik atau buruknya  kamar hotel tergantung dari kualitas room attendant hotel tersebut. Harus diingat, bahwa pada tamu masuk kamar, pandangan pertamanya akan ditunjukkan pada kerapian tempat tidur.  Mereka akan mendapatkan kesan yang pertama atas hotel secara keseluruhan hanya dengan melihat kerapian tempat tidur tersebut.

Adapun  tugas  dan  tanggung  jawab  room  attendant  dalam  pelayanan  adalah sebagai berikut.

1.      Mengelola kamar yang menjadi tanggung jawabnya ( dalam arti yang luas ) baik atau buruknya kamar   sangat   tergantung  pada   room  attendant,   mulai  dari ketelitian, kerajinan maupun kualitas. Seorang room attendant yang rajin, teliti, dan terampil dalam melaksankan pekerjaannya akan dapat menghasilkan kamar yang  bersih, rapi,  lengkap dan nyaman. Oleh sebab itu room attendant harus mengerjakan kamar dengan teliti dan memeriksa semua perlengkapan yang ada di dalamnya.

2.      Melayani tamu. Di dalam memberikan pelayanan kepada para tamu tidak dibatasi waktunnya, sebab setiap saat tamu dapat meminta pelayanan, baik pagi, siang, sore, maupun malam hari. Pelayanan memiliki defenisi sebagai suatu usaha yang dilakukan oleh manusia dan untuk manusia, dalam rangka memenuhi kebutuhan - kebutuhan serta tujuan - tujuannya sehingga membuat tamu merasa puas. Agar tamu dapat merasa puas maka  room  attendant  harus  dapat  memeberikan  pelayanan  yang  berkualitas.

Pelayanan terdiri dari lima dimensi, yaitu sebagai berikut.

3.      Menjalin kerja sama dengan sesama room attendant dan seksi – seksi lain yang berada  di housekepping department, bahkan  dengan  seksi              yang  berada  di department lain. Hal ini perlu dilaksanakan karena industri hotel merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan yang terdiri dari beberapa department yang masih memiliki hubungan yang erat dan tidak dapat berjalan dengan sendirinya.

Untuk  melaksnakan  tugas  pelayanannya,  room  attendant  dalam  kesehariannya dibagi  menjadi tiga shift dalam pelaksannannya, yaitu :

1.      Morning Shift              :Pukul 08.00 – 16.00

2.      Evening Shift               :Pukul 16.00 – 00.00

3.      Night Shift                   :Pukul 00.00 – 08.00

Ruang lingkup Operasional  Pelayanan Room Attendant

Room Attendant dipimpin oleh Floor Capatain yang bertanggung jawab langsung kepada Executive Housekeeper.

Floor Captain bertanggung      jawab akan kelancaran tugas operasional pemeliharaan dan kebersihan  kamar  tamu  yang dilaksanakan  oleh  Room Attendant. Ruang lingkup yang menjadi tanggung jawab pelayanan Room Attendant adalah kamar – kamar tamu dengan mempersiapkan kamar tamu untuk siap dijual (ready for sale). Untuk melaksanakan tugas dengan   baik seorang Room   Attendant   harus mengetahui ketentuan – ketentuan yang berlaku di Room Section sehingga setiap room Attendant dapat melaksanakan tugasnya dengan baik yang nantinya akan mendatangkan kepuasan kepada tamu dengan pihak hotel.

Menentukan Pembersihan Kamar

• Mulai dari permintaan tamu (request early cleaning)
• Kamar-kamar dengan code VIP
• Kamar dengan tanda “Service” atau “Please make up my room“
• Kamar kosong dengan status kotor (vacant dirty)
• Kamar yang masih ada tamunya (occupaid / stayovers)
• Kamar dengan status expected departure (ED)

Namun kondisi hotel dengan occupancy tinggi, biasanya housekeeping akan menguamakan kamar yang status vacant dirty menjadi prioritas utama untuk dibersihkan agar kamar tersebut dapat dijual ke tamu yang lain.

Membersihkan Kamar Tamu

Hotel menyediakan banyak fasilitas untuk memanjakan pelanggannya dengan memberi rasa nyaman dan aman agar pelanggan merasa betah. Room mempunyai kontribusi yang sangat besar untuk meningkatkan image hotel secara keseluruhan. oleh sebab itu, room yang dijual kepada tamu harus dijaga dan dirawat kebersihannya.

Dalam hal ini, Room Attendant berperan penting untuk meningkatkan image hotel terhadap pelanggan dengan cara menyediakan, mempersiapkan dan menjaga kebersihan setiap kamar tamu. Kondisi kamar dapat menyampaikan suatu pesan dan buruknya karyawan dalam mempersiapkan kamar yang nyaman dan bersih bagi tamu.

Selain kebersihan, kecepatan untuk menyediakan kamar bersih juga memberikan nilai tambah bagi housekeeping. Ketersediaan kamar akan mengindari tamu untuk menunggu pada saat check in. Oleh sebab itu, Ketika room attendant telah selesai membersihkan suatu kamar maka Floor Supervisor harus me-release status kamar tersebut secepatnya. Jangan menunda!.

Prosedur pembersihan kamar perlu diperhatikan sedemikian rupa untuk memastikan semua bagian di dalam kamar tidak ada yang terlewatkan. Pembersihan harus dilakukan secara detail termasuk kerapian, kelengkapan amenities dan kebersihan. Pekerjaan utama dalam proses pembersihan kamar terdiri dari preperation (persiapan), process (pembersihan) dan finishing (pengecekan).

1.      Persiapan
Pada tahap persiapan ini, room Attendant melakukan persiapan sebagai berikut :

1.      Melapor ke housekeeping office dengan menandatangani daftar hadir (attendance record) pada kolom Time In.

2.      Mengambil room assignment sheet yang merupakan daftar kamar-kamar yang harus dikerjakan oleh room attendant. room assignment sheet ini dipersiapkan oleh floor supervisor untuk mengatur alokasi room atttendant dalam pembersihan semua kamar di hotel.

3.      Mengambil kunci kamar (Master key) sesuai dengan daftar kamar pada room assignment sheet kemudian menandatangani pada “key log book” pada kolom Key Out.

4.      Mengikuti “Morning briefing” yang dipimpin oleh supervisor untuk mendapatkan informasi mengenai aktivitas hotel misalnya : EA, ED, VIP, dan lain-lain.

5.      Room attendant menuju section masing-masing sesuai dengan lantainya kemudian mengambil “trolley” sebagai tempat penyimpanan semua peralatan penunjang kamar.

6.      Kemudian, mengecek semua kamar untuk memastikan status kamar sesuai dari system komputer sama dengan status fisik. Selain itu, tujuan lainnya adalah mengecek laundry tamu, mengecek kamar yang ada tanda “SERVICE dan DND” dan sebagai laporan untuk room discrepancy

7.      Hasil pengecekan fisik ini akan dilaporkan ke floor supervisor sabagai laporan morning housekeeping report setelah dikumpulkan dari semua room attendant yang bertugas.

8.      Room attendant sudah siap melakukan pembersihan kamar. biasanya akan dimuali dari kamar-kamar yang ada tanda “service”.